Admin | Administrera användare

Användare som har markerats som Systemadministratör kan här lägga upp nya användare samt ändra behörighet för befintliga. Övriga användare kan se sin användarinformation och behörighet men även ändra sitt lösenord.

Innehåll
Ändra nuvarande användare
Administrera användare
Attest 1 | Attest 2
Notifikationer

Ändra nuvarande användare

Här ser du uppgifter för den användare som är inloggad i systemet just nu. Om du vill ändra lösenord klickar du på texten "Klicka här för att ändra lösenord". Ange ditt nuvarande lösenord, ett nytt lösenord och bekräfta det nya lösenordet.

Om din programlicens innehåller Öppet API (OpenApi) och du som är Systemadministratör behöver ändra din e-post, klickar du på länken "Uppdatera e-post och personuppgifter". När du klickar på länken kommer du till en sida för Account Settings. Där anger du din e-postadress och trycker på Nästa. Om du inte redan har ett konto i Visma Connect ska du klicka på Glömt lösenord. När du är inloggad på ditt konto i Visma Connect, klickar du på "pennan" högst upp till höger för att ändra. Då blir länken Ändra e-postadress synlig. Klicka på länken för att ange lösenord samt din nya e-postadress. Därefter klickar du på knappen Skicka e-postbekräftelse. Du får då ett verifikationsmail som du ska godkänna och därefter är det klart.

Krav på lösenord

Ett lösenord måste innehålla:

• minst 8 tecken (max 128 tecken)
• minst ett tecken måste vara en liten bokstav och minst ett tecken måste vara en stor bokstav
• minst ett tecken måste vara en siffra
• minst ett tecken måste vara ett specialtecken, t ex # @ % + ! ?
• samma tecken får inte upprepas fler än 2 ggr i följd, t ex 111, aaa är inte tillåtet
• sekventiella mönster (tecken i ordning) får inte vara längre än 2 tecken, t ex 123, abc är inte tillåtet
• ditt användarnamn eller din e-post adress får inte användas i lösenordet
  
  

Använd tvåstegsverifiering

Använd tvåstegsverifiering - ger dig möjlighet att ange ytterligare en verifiering vid inloggning till systemet. Varje användare kan själv markera om detta ska användas. Alternativt kan Systemadministratören kräva tvåstegsverifiering av samtliga användare genom att göra en markering i Admin > Inställningar > Allmänt (denna markering gäller då alla användare och innebär att användare inte kan avmarkera rutan).

När en användare markerar Använd tvåstegsverifiering öppnas ett formulär med information som anger att applikationen Google Authenticator ska laddas ner till mobiltelefonen samt att QR-koden ska skannas eller anges manuellt. Därefter ska den sexsiffriga verifikationskoden som visas i appen anges samt ditt vanliga lösenord som används vid inloggning. När du har sparat dina uppgifter för tvåstegsverifiering och loggar in i Kontek Lön nästa gång, kommer även verifikationskod som erhålls från mobilappen att krävas.

Redigera användare

Knappen är endast synlig för användare som har markerats som Systemadministratör. Via knappen kan du ändra användarnamn. Redigera användare kan behövas om du endast har licens att lägga upp en användare och denna slutar på företaget och behöver ersättas med annan användare. När de nya värdena har sparats, behöver du logga ut och därefter logga in igen med de nya uppgifterna.

Roller/Begränsad behörighet enligt Urval

Roller - ramen är endast synlig för användare som inte har markerats som Systemadministratör. Här kan du se vilka företag du har behörighet till samt med vilken roll (Löneadministratör, Rapportbehörig, Rapportbehörig/pension, Granskare eller Personaladministratör).

Begränsad behörighet enligt Urval - ramen är endast synlig för användare som inte har markerats som Systemadministratör. Genom att klicka på knappen Visa alla anställda, kan du se vilka av det valda företagets anställda du är behörig till. I den här ramen kan du också utläsa hur Urvalet är uppsatt för din behörighet. Om du inte ser några uppgifter under Urval, är du behörig till alla anställda på det valda företaget.

Attest nivå 1 | Attest nivå 2

Ramarna är endast synliga för användare som inte har markerats som Systemadministratör. Du måste dessutom ha modulen Attestfunktion i din programlicens.

Genom att klicka på knappen Visa alla anställda, kan respektive användare se vilka av företagets anställda man har attestbehörighet för.

Administrera användare

Fliken är endast synlig för användare som har markerats som Systemadministratör. Om det finns användare sedan tidigare ser du dessa i listboxen uppe till vänster. Här kan du kontrollera/ändra behörighet för befintliga användare.

När du lägger upp en ny användare är det obligatoriskt att ange användarnamn, lösenord, bekräfta lösenord samt ange e-post.

Om du lägger upp en ny användare måste användarnamn vara en e-postadress, vilken även kommer föreslås som e-postadess för användaren.

Systemadministratör

En markering för Systemadministratör innebär full behörighet till hela systemet. Minst en användare måste vara Systemadministratör. Det är endast systemadministratörer som kan skapa nytt företag, radera företag, lägga upp nya användare eller ändra behörighet för befintliga användare.

Roller/Begränsad behörighet enligt Urval

För användare som inte markeras som Systemadministratör kan du specificera en mer avgränsad behörighet. Du kan tilldela behörighet på företagsnivå. För varje företag kan du ange om behörigheten är Ingen, Löneadministratör, Personaladministratör, Rapportbehörig/pension, Rapportbehörig eller Granskare.

• Behörighet för rollen Löneadministratör är generellt att man kan skapa nytt, ändra, radera uppgifter i företaget.
• Behörighet för rollen Personaladministratör är att man har full behörighet till Frånvarostatistik, Kontrollista, Lönelista, Rapportgenerator och Övertidsjournal. Man har dessutom full behörighet till Collectum och Fora. Om du har modulerna FörsäkringsGirot COINS, PA-KFS 09 och AKAP-KR har man även full behörighet till dessa funktioner. I Personalregistret på flik Allmänt har man ändringsbehörighet för alla fält förutom fälten Kategori, Löneform, Sysselsättningsgrad, Schemamall, Anställningsperioder samt Arbetstidskonto tjänas in from. På flik Årsuppgifter har man ändringsbehörighet för alla fält. På flik PA-stöd har man ändringsbehörighet för alla fält förutom PA-fält som har markering i kolumn Visa (vilket betyder att PA-fältet visas i Löneberäkningen). Man har även behörighet att skapa nya/ändra/radera PA-fält men man kan inte markera/avmarkera i kolumn Visa (kolumnen är inte åtkomlig). I övriga programfunktioner har man endast läsbehörighet.
• Behörighet för rollen Rapportbehörig/pension är att man har full behörighet till Frånvarostatistik, Kontrollista, Lönelista, Rapportgenerator och Övertidsjournal. Man har dessutom full behörighet till Collectum och Fora. Om du har modulerna FörsäkringsGirot COINS, PA-KFS 09 och AKAP-KR har man även full behörighet till dessa funktioner. I övriga programfunktioner har man endast läsbehörighet.
• Behörighet för rollen Rapportbehörig är att man har full behörighet till Frånvarostatistik, Kontrollista, Lönelista, Rapportgenerator och Övertidsjournal. I övriga programfunktioner har man endast läsbehörighet.
• Behörighet för rollen Granskare är att man endast har läsbehörighet (dvs man kan INTE skapa nytt, ändra, radera uppgifter i företaget).

Om du anger behörighet Löneadministratör, Personaladministratör, Rapportbehörig/pension, Rapportbehörig eller Granskare har du möjlighet att begränsa behörigheten per företag genom att ange Urval. Du kan ställa Urval på följande:

• Anst.id
• Avdelning (är ett standardfält som finns i Personalregistret på flik Allmänt)
• Chef (är ett standardfält som finns i Personalregistret på flik Allmänt)
• Kategori Personal (är ett standardfält som finns i Personalregistret på flik Allmänt, fältet heter Kategori)
• Kostnadsställe (vid fördelning finns optionsval för huvudtillhörighet i Personalregistret på flik Löner, det är huvudtillhörigheten man tillhör)
• Nivå 4 (vid fördelning finns optionsval för huvudtillhörighet i Personalregistret på flik Löner, det är huvudtillhörigheten man tillhör)

För mer information om hur du generellt ställer Urval läs hjälptexten Sortering & Urval.

Om du inte anger några Urval ges man behörighet till alla anställda som finns i företaget.

Kontot är aktivt

Endast aktiva användare kan logga in i systemet.

Användare som inte längre ska kunna logga in i Kontek Lön ska avmarkeras som aktiva. Dessa upptar då inte längre något utrymme i programlicensen. Du har även möjlighet att radera användaren genom att klicka på radera knappen och svara OK på kontrollfrågan.

Behörighet till Filhantering

I Filhantering sparar programmet filer som skapas, t ex bankfil, bokföringsfil m.m.

Endast API-åtkomst

Endast API-åtkomst innebär att användaren inte kan logga in i Kontek Lön, man har endast API-åtkomst. Syftet är att den användare som skapas för API integrationer ska markeras. Användare som markeras i Endast API-åtkomst upptar inget utrymme i din programlicens.

Inloggning endast via SSO

En markering vid Inloggning endast via SSO, innebär att användaren inte ska kunna logga in i Kontek Lön genom att ange användarnamn och lösenord. Man ska endast kunna logga in via SSO (Single Sign On). För att börja använda SSO inloggning behöver du ta hjälp av en teknisk konsult hos Kontek. Inställningen visas endast om SSO är aktiverat.

Knapp - Utskrift

Här kan du skapa en rapport som redovisar aktiva användare i systemet. Rapporten presenterar användarnamn, vilka företag man är behörig till och med vilken användarroll. Om det finns begränsad behörighet enligt urval visas även dessa uppgifter på ett kortfattat sätt.

Om det finns användare med begränsad behörighet enligt urval genereras även en detaljerad rapport. Den detaljerade utskriften presenterar den begränsade behörigheten på detaljnivå. Du ser alltså exakt hur den begränsade behörigheten är angiven för användaren.

Knapp - Ändra lösenord

Om du klickar här skickas ett mail till den användare som du har valt. Mailet innehåller en länk som användaren klickar på för att kunna ange ett nytt lösenord. Funktionen används om en användare har glömt sitt lösenord och behöver ange nytt lösenord för att kunna logga in i systemet. Det här fungerar endast då det finns giltiga inställningar för SMTP-server (Admin > Inställningar > Allmänt).

Om en användare har glömt sitt lösenord och om företaget inte har giltiga inställningar för SMTP-server, behöver du ta hjälp av en teknisk konsult från Kontek. Först måste du skicka ett godkännande om att Kontek får återställa lösenordet för användaren. Användaren ska i detta fall klicka på den blå länken "Glömt lösenord?" som syns vid inloggningen. Sedan väljer man att Återställa lösenord med kod. Koden får du av Konteks konsult.

Logga in första gången

Det är Kontek som skapar den första användaren (Systemadministratören). Du klickar på länken "Glömt lösenord" i inloggningsvyn, och kan därefter själv bestämma lösenord till ditt användarkonto. Därefter kan du skapa fler användare själv.

Attest nivå 1 | Attest nivå 2

Flikarna är endast synliga om du har modulen Attestfunktion i din programlicens.

Det är endast användare med rollen Systemadministratör som kan tilldela behörighet för attest. Systemadministratören kan även tilldela attestbehörighet till sig själv. Om företaget inte använder Attest nivå 2 behöver du inte ändra något på den fliken.

Mer information om hur du anger behörighet för attest finns här Attestfunktion.

Notifikationer

Fliken är endast synlig för användare som har markerats som Systemadministratör eller som har rollen Löneadministratör i ett eller flera företag.

Notifikationer är meddelande från programmet som t ex anger att det finns ny personal från Kontek HRM eller från det öppna API:et att hämta in. Det kan även vara meddelande om löneändring eller ändring av annan persondata som behöver aviseras. Även andra typer av meddelanden kan komma att kommuniceras via notifikationer.

Gäller Systemadministratör: I den översta listboxen presenteras alla användare. För varje användare kan du se vilken Roll man har i respektive företag.

En markering framför företagets Organisationsnummer innebär att användaren är behörig till att få notifikationer. Det är endast rollerna Systemadministratör och Löneadministratör som kan markeras. Per default markeras rollen Systemadministratör i alla befintliga företag. I de företag man har rollen Löneadministratör markeras man också per default.

Gäller Löneadministratör: I den översta listboxen presenteras endast ditt eget användarnamn (du kan inte välja någon annan).

Det är endast de företag där du har rollen Löneadministratör som presenteras. En markering framför företagets Organisationsnummer innebär att du är behörig till att få notifikationer.

Formuläret för notifikationer når du genom att klicka på det vita brevet som finns uppe till höger i den gröna menylisten. Siffran som eventuellt presenteras på brevet anger hur många olästa notifikationer du har. När du klickar på brevet kan du utläsa Avsändare (vilket företag notifikationen gäller), Ämne samt Datum. Du kan välja hur du vill sortera dina notifikationer genom att klicka på rubrikerna Avsändare, Ämne samt Datum. Du kan även filtrera (göra urval) genom att ange värden i de här fälten. När du klickar på en notifikation visas Meddelande i rutan under. När en genererad notifikation gäller ett specifikt företag (Avsändare) presenteras företagsnamnet som en länk, för att underlätta din navigering till det företaget. Via knappen Utskrift kan du skriva ut dina notifikationer. Du raderar dina notifikationer själv genom att klicka på radera knappen.