Rapporter | Fora AFA-försäkring - Rapportering

Från januari 2024 ska rapportering av arbetarnas löner göras till Fora varje månad. Filen för månadsrapportering har andra krav på innehåll och utseende är fil för årsrapportering. Filen ska bland annat innehålla uppmärkning av FOK-kod (Försäkringsomfattningskod) för respektive arbetare. Uppmärkning FOK hittar du i Personalregistret, flik Årsuppgifter i sektionen AFA (Fora).

Den här funktionen ska du använda för rapportering till Fora varje månad. Du kan begära utskrift samt skapa fil.

Innehåll
Redovisningsperiod
Rapportering
Lön hänförlig till annan månad
Exkludera från filen
Utskrift
Skapa fil

Redovisningsperiod

Här väljer du vilken period du ska redovisa.

Som Redovisningsperiod föreslår programmet månad och år enligt den fastställda löneperiod som hittas med senaste Utbetalningsdatum. Alla årets månader finns valbara som redovisningsperiod + alla månader för föregående år.

Rapportering

Här väljer du om Alla ska ingå i redovisningen eller om du vill ställa ett urval. Eftersom det vid uppstarten 2024 endast är arbetare som ska redovisas varje månad, betyder "Alla" alla anställda som har Fora Kategori satt till Arbetare.

Lön hänförlig till annan månad

Lön ska rapporteras enligt kontantprincipen till Fora, dvs värdet ska rapporteras på den månad som utbetalning gjordes. Men om den utbetalda lönen innehåller vissa specifika lönetyper som har tjänats in under andra månader än utbetalningsmånaden, ska de delarna rapporteras som Lön hänförlig till annan månad. Regler för vilka lönetyper som ska betraktas som Lön hänförlig till annan månad finns på Foras webbsida.

Valda lönearter ska redovisas som Hänförlig lön (om du önskar kunna fördela värdet på olika perioder)

Under knappen Lönearter ska du markera de lönearter som enligt Foras regler ska rapporteras som Hänförlig lön, t ex prestationslön, ackordslön, resultatlön, bonus, tantiem, gratifikation och liknande. Du ska INTE markera lönearter som har med semester att göra (det görs i nästa inställning).

Programmet fördelar lönetransaktionernas belopp lika på de månader som ryms inom lönetransaktionens datumintervall, vilket ska motsvara då beloppet tjänades in.

Valda lönearter för sparad semester när anställning upphör ska redovisas som Hänförlig lön (fördelas lika på de tolv föregående månaderna)

Under knappen Lönearter ska du markera de lönearter som enligt Foras regler ska rapporteras som Hänförlig lön vid kontant utbetalning av tidigare semesterårs sparade semesterdagar när en anställning upphör (dvs i samband med att du betalar ut slutlön semester). Följande standardlönearter ska vara markerade:

• 7421 Semesterersättning sparad

• 7423 Semestertillägg sparad

• 7425 Semestertillägg rörligt sparad

• 7427 Utfyllnad

Programmet fördelar lönetransaktionernas belopp lika på de tolv månader som föregår månaden då den sista anställningsdagen inträffar.

De lönearter som markeras i listan under knapparna Lönearter, kommer bedömas vara hänförlig lön när du skapar din fil. Fördelningen görs per anställd i samband med att du skapar fil där hänförlig lön ingår. Läs mer om hur det här fungerar under rubriken Skapa fil.

Om du har frågor gällande regler för Lön hänförlig till annan månad, ska du kontakta Fora eller din arbetsgivarorganisation.

Exkludera från filen

Här kan du markera att exkludera anställda som saknar svenskt personnummer eller samordningsnummer från filen. Fora tillåter inte annat än svenskt personnummer eller samordningsnummer i filen. Rutan är därför markerad per default.

Anställda som saknar svenskt personnummer/samordningsnummer går inte att rapportera till Fora (inte manuellt heller). De får du rapportera i efterhand, dvs efter att de har fått samordningsnummer.

Utskrift

När du klickar på knappen Utskrift, genereras en rapport för din valda Redovisningsperiod. Rapporten redovisar Personnummer, Namn, Lön (som redovisas till Fora), Uppmärkning FOK och uppmärkningens Startdatum och eventuellt Slutdatum samt eventuella Tillval.

Om du vill stämma av vad som ingår i lönesumman till Fora, kan du använda funktionen Avstämningslista.

Skapa fil

När du klickar på knappen Skapa fil, kontrollerar programmet om det finns någon markerad löneart för Lön hänförlig till annan månad som har genererat belopp till den valda Redovisningsperioden. I så fall kommer du till formuläret Hänförlig lön - fördela värdet på olika perioder. Förutom Personnummer och Namn visar formuläret följande:

I kolumnen Lön (totalt), presenteras den anställdes totala lönesumma till Fora

I kolumnen Varav Hänförlig lön, presenteras beloppet från dina valda lönearter som bedöms kunna hänföras

I kolumnen Fördela, presenteras en knapp som ger dig möjlighet att själv ange/ändra fördelning eller för att titta på resultatet av den automatiska fördelningen som programmet har gjort

I kolumnen Fördelat värde, presenteras det värde som är fördelat, dvs totalsumman av det som finns fördelat under knappen i kolumnen Fördela

I kolumnen Ange datum för automatisk fördelning, kan det finnas en knapp och en text som anger "Datum saknas". När detta händer, har programmet hittat en löneart som du har markerat att redovisa som Hänförlig lön men lönetransaktionen har inte registrerats med något datumintervall. Du kan då trycka på knappen i kolumnen för att se vilken/vilka lönetransaktioner det gäller och ange datumintervallet i formuläret för att få automatisk fördelning även på detta värde.

Fördelningen gör du per anställd i formuläret. Om du inte fördelar den hänförliga lönen eller en del av den hänförliga lönen, så redovisas inte det beloppet som Lön hänförlig till annan månad i filen.

När du trycker på knappen Utskrift Hänförlig lön, får du en rapport som presenterar fördelningen av Hänförlig lön per anställd. Rapporten kan endast skrivas ut nu när du befinner dig i formuläret, eftersom fördelningen görs i samband med att filen skapas. Rapporten kan alltså inte nås i efterhand.

Om det inte förekommer någon hänförlig lön, skapas filen direkt. Fil skapas separat för varje företag. Filen som skapas får filnamnet FORA_ÅÅÅÅMM_XXXXXX-XXXX.json.

ÅÅÅÅMM = Redovisningsperiod

X = det redovisade företagets Organisationsnummer

Filen sparas i Filhantering i mapp Exportera i undermappen Fora AFA-försäkringar