Rapporter | Collectum ITP1

ITP1 - Lönerapportering - det är här du skapar fil för rapportering av ITP1. Fil ska skapas varje månad, då samtliga löneperioder för månaden är fastställda. För ITP1 kan du administrera försäkringshändelserna Lönerapportering, Nyanmälan och Avanmälan.

ITP1 - Flytt av Kostnadsställe/Organisationsnr - här finns även möjlighet att skapa fil för rapportering av flytt, antingen flytt av kostnadsställe inom företaget eller flytt av organisationsnummer inom koncern.

Innehåll
Grundinställningar
ITP 1 | Lönerapportering
ITP 1 | Flytt av kostnadsställe
ITP 1 | Flytt av organisationsnummer

Innan du kan börja använda funktionen måste du ha gjort inställningar för rutinen.

I Personalregistret på flik Årsuppgifter m.m. ska du välja ITP-plan, Avtalad produkt samt Kostnadsställe (i uppgifterna för Collectum).

I Löneartsregistret på flik Allmänt ska lönearter som ska påverka den pensionsmedförande lönen för ITP 1 vara markerade i rutan ITP 1 Pensionsmedförande lön. När det gäller ITP 1 ska de flesta lönearter för tjänstemän markeras. Samtliga lönearter som avser semester ska också markeras. Sammanfattningsvis kan man säga att de av Konteks standardlönearter för tjänstemän som INTE är pensionsmedförande för ITP 1 är:

• Löneart 139 Föräldralön 

• Löneart 160 Kollektivavtalad sjuklön dag 15-

• Löneart 161 Kollektivavtalad sjuklön dag 15->10 pbb

Läs på Collectums hemsida vilka löneslag som ska ingå/ inte ingå för att säkerställa att du får rätt inställningar på just dina lönearter.

I funktionen ITP 1 > Lönerapportering ska du kontrollera och vid behov ändra de föreslagna beräkningsformlerna som presenteras per kategori under knappen Avtalad månadslön.

ITP1 - Lönerapportering

Rapporteringsperiod

Programmet känner av aktuellt år och månad (enligt datorns datum) och föreslår Rapporteringsperiod. Du har möjlighet att välja annan period i listan. Om du saknar en rapporteringsperiod kan du skapa denna genom att klicka på knappen som finns direkt efter listan.

Läs in nya händelser

Genom att trycka på den här knappen, hämtas uppgifter för Lönerapportering för de anställda som tillhör ITP1. Även uppgifter för både Nyanmälan och Avanmälan hämtas.

Lönerapportering

Datum sätts alltid till den sista dagen i månaden och behöver inte ändras. Även om utbetald bruttolön skulle vara noll ska det rapporteras.

Nyanmälan

Nyanmälan hämtas för anställda som har en Anställningsperiod med Fr o m datum inom aktuell eller föregående månad (jämfört med vald Rapporteringsperiod).

Om Anställningsperiodens Fr o m datum är inom aktuell månad genereras försäkringshändelsen Nyanmälan, och på denna redovisas även månadens utbetalda bruttolön.

Om Anställningsperiodens Fr o m datum är inom föregående månad genereras både försäkringshändelserna Nyanmälan (så Nyanmälan sker med rätt datum) och Lönerapportering (som avser aktuell månad).

Vid Nyanmälan ska även uppgift för Avtalad månadslön rapporteras. Värdet hämtas från inställningen som finns under knappen Avtalad månadslön.

Tjänstemän som är yngre än 18 år undantas automatiskt. Det innebär att en tjänsteman visas i formuläret först fr o m den månad han/hon fyller 18 år och Nyanmälan ska göras. Datum för Nyanmälan sätts till den dag tjänstemannen fyllde 18 år.

Avanmälan

Avanmälan hämtas för anställda som har en Anställningsperiod med T o m datum inom aktuell eller föregående månad (jämfört med vald Rapporteringsperiod), vilket inte är rapporterat som Avanmälan sedan tidigare (i antingen aktuell eller föregående Rapporteringsperiod). Den anställde ska dessutom ha Status= Slutat för att Avanmälan ska genereras.

Vid Avanmälan ska Avgångsorsak anges. Programmet föreslår orsak Avanmälan.

Om den anställde ska avanmälas pga tjänstledighet måste du manuellt skapa en rad för Avanmälan. Ny rad skapas genom att klicka på plusknappen i övre delen av formuläret. Som Avgångsorsak väljer du Avanmälan.

När fil skapas för försäkringshändelse Avanmälan, lagras det angivna datumet i Personalregistret, flik Årsuppgifter, fält Avanmäld datum. Anställda som har ett datum i det här fältet kommer inte att genereras i framtida rapporteringar för ITP1.

Annullera avanmälan

Enligt Collectum gäller följande regler:

Om en anställning förlängs eller om en återanställning sker i samma kalendermånad alternativt i den efterföljande månaden, och en Avanmälan redan har registrerats hos Collectum, ska en Nyanmälan INTE rapporteras. Den tidigare Avanmälan ska istället annulleras. Vid återanställning med minst en kalendermånads glapp ska en Nyanmälan däremot rapporteras.

En arbetsgivare som har rapporterat en Avanmälan och som vill annullera avanmälan, kan göra det genom att rapportera en ny Avanmälan med avgångsorsak Annullera avanmälan med samma datum som tidigare.

Om du felaktigt har hunnit avanmäla en anställd och behöver annullera avanmälan, ska du gå in på den rapporteringsperiod där din Avanmälan finns lagrad som Rapporterad= Ja. Ändra till Rapporterad= Nej. Ändra Avgångsorsak till Annullera avanmälan och spara. Skapa filen och rapportera till Collectum.

Datumet som fanns i Personalregistret, flik Årsuppgifter, fält Avanmäld datum, raderas när filen skapas. Personen är inte avanmäld längre och kommer fortsättningsvis att genereras i rutinen för ITP1.

Skapa fil

Klicka på den här knappen för att skapa fil. Filen sparas i Filhantering i mappen Exportera, i undermappen Collectum ITP1.

De försäkringshändelser som skapas i filen är de som var angivna som Rapporterad= Nej.

När filen har skapats sätts dina försäkringshändelser till Rapporterad= Ja.

Förklaring av formulärets knappar

Används för att skapa ny Rapporteringsperiod om någon saknas.

Används för att skapa ny rad vid manuell registrering av försäkringshändelse.

Används för att hämta in uppgifter för lönerapportering, nyanmälan och avanmälan.

Kan användas för att spara ändringar. Samma funktion som knappen Spara i formuläret.

Används för att återställa/ångra gjorda ändringar.

Används för att räkna om markerad rad. Du måste markera vilken/vilka rader som behöver räknas om (görs genom att markera i rutan framför Anst.id) och klicka därefter på knappen. En omräkning kan vara nödvändig om du redan har hämtat in nya händelser och därefter kör en extra löneberäkning vars uppgifter också ska inkluderas i perioden. En omräkning innebär att de markerade raderna uppdateras enligt gällande förutsättningar.

Används för att beställa utskrift. Utskrift kan göras för Alla eller Enligt urval (urval görs för respektive kolumn). Du väljer vilka perioder som ska ingå. Formuläret visar en förhandsgranskning av dina val. Här kan du även välja sortering genom att klicka i önskad kolumn. När uppgifterna ser ut som du önskar klickar du på knappen Utskrift.

Används om du behöver ändra samtliga försäkringshändelser från Rapporterad=Ja till Nej, eller tvärt om.

I det här formuläret anges definition, dvs formel för hur Avtalad månadslön ska beräknas. Som standard i programmet är formeln lönefältet Månadslön. För många företag passar formeln bra, då behöver du inte ändra. Men om du har lönefält med fasta lönetillägg som ska inkluderas behöver du ändra formel. Formel anges per personalkategori och du kan komplettera med lönefält som finns lagrade i Personalregistret flik Löner. Formeln används för att kunna generera värde för Avtalad månadslön för försäkringshändelse Nyanmälan. Den används även i funktionen Flytt av Organisationsnr.

ITP1 - Flytt av Kostnadsställe

Funktionen kan användas om du vill skapa en fil för flytt av kostnadsställe inom företaget.

• Klicka på plusknappen och välj anställd som ska rapporteras.
• Från Kostnadsställe - visar det kostnadsställe som finns lagrat i Personalregistret flik Årsuppgifter fält Kostnadsställe. Det är alltså det här kostnadsstället man flyttas från.
• Till Kostnadsställe - här ska du ange det kostnadsställe man ska flyttas till.
• Datum - ange per vilket datum flytten gäller. Flytt av kostnadsställe inom företaget kan inte göras retroaktivt (för datum bakåt i tiden) enligt Collectum.

När du skapar fil kommer de nya uppgifterna för Kostnadsställe att sparas i Personalregistret flik Årsuppgifter.

Skapa fil

Klicka på den här knappen för att skapa fil. Filen sparas i Filhantering i mappen Exportera, i undermappen Collectum ITP1.

När filen skapas rensas formuläret. Du kan alltså inte i efterhand se information om vilka personer du har rapporterat (till skillnad från då du skapar fil för lönerapportering).

ITP1 - Flytt av Organisationsnr

Funktionen kan användas om du vill skapa en fil för flytt av organisationsnummer inom koncern.

Om ni är en koncern och om personal flyttar från ett koncernbolag till ett annat, kan denna flytt rapporteras via fil till Collectum. Du ska alltså inte avanmäla och nyanmäla de anställda till Collectum, endast flytten ska rapporteras. I det företag den anställda flyttar från, ska du manuellt lägga in ett datum i fältet Avanmäld datum (Personalregistret flik Årsuppgifter) för att personen inte ska ingå i framtida rapportering.

OBS! För att denna flytt ska godkännas hos Collectum (inte skapa behörighetsfel) krävs att personen som skickar filen är registrerad som huvudadministratör eller administratör för båda organisationsnumren.

När företagsstatus är inledd fusion, likvidation eller konkurs får inga förflyttningar ske via fil. Kontakta i dessa fall Collectum för vidare information.

• Klicka på plusknappen och välj anställd som ska rapporteras.
• Från Kostnadsställe - ange vilket kostnadsställe man flyttas från.
• Från Organisationsnr - ange vilket organisationsnummer man flyttas från.
• Till Kostnadsställe - ange vilket kostnadsställe man flyttas till.
• Till Organisationsnr - uppgiften hämtas automatiskt från Företagsregistret.
• Datum - ange per vilket datum flytten gäller.
• Avtalad månadslön - värdet genereras från formuläret ITP1 > Lönerapportering där inställning (knapp) Avtalad månadslön finns. Det värde för Avtalad månadslön som gäller per ditt angivna datum för flytt av organisationsnummer hämtas.

När du skapar fil kommer de nya uppgifterna för Kostnadsställe att sparas i Personalregistret flik Årsuppgifter.

Skapa fil

Klicka på den här knappen för att skapa fil. Filen sparas i Filhantering i mappen Exportera, i undermappen Collectum ITP1.

När filen skapas rensas formuläret. Du kan alltså inte i efterhand se information om vilka personer du har rapporterat (till skillnad från då du skapar fil för lönerapportering).