Bokföring semesterskuld metod 1 | Modul

Bokföring

Enligt Bokföringsnämnden förekommer två olika metoder att bokföra upplupna semesterlöner.

Att bokföra semesterskulden enligt metod 1 innebär att uppbokning av upplupna semesterlöner, debiterar kostnadskonto och krediterar skuldkonto. Vid utbetalning av semesterlön debiteras skuldkonton.

Allmän beskrivning

Rutinen Bokföring semesterskuld skapar ett bokföringsunderlag för förändringen av semesterskulden under en valfri period (exempelvis månad eller kvartal).

Kostnaderna för semesterlön fördelas enligt fördelning som angetts i Personal på nivå 2 (kostnadsställe), nivå 4 samt objekt på samma sätt som periodens lönekostnader.

Rutinen beräknar upplupen arbetsgivaravgift och upplupen kostnad för avtalsstadgade avgifter. Kontering anges för varje personalkategori som finns i företags-registret.

Används Bokföring semesterskuld i Kontek Lön, får bokföringsprogrammet inte hantera automatkontering av lagstadgade arbetsgivar-avgifter.

Utskrift av bokföring semesterskuld sker via löneperiodens rapporter.

Inställningar

1. Aktivera modulen Bokföring semesterskuld metod 1

Gå till Företag, välj Företagsinställningar och på fliken Allmänt markeras alternativet Bokföring semesterskuld metod 1.

2. Inställningar i Företagsregistret, flik Semesterskuld

Fliken innehåller inställningar för Bokföring semesterskuld för alla kategorier som finns registrerade på fliken Kategorier i Företagsregistret.

(Bokföringskonton som anges i exemplen är hämtade från BAS 2020).

Kategori

För varje personalkategori anges debet- och kreditkonto.

Förändring semesterskuld

Debet- och kreditkonto anges. Skuldkonto per kategori t ex 2920/2921 (kredit) som läggs in här ska också anges på alla lönearter för semesterlön och semesterersättning.

Exempel med avvikande konton:

Lagstadgade arbetsgivaravgifter

Debet– och kreditkonto ska anges för att boka upplupna lagstadgade arbetsgivaravgifter. Procentsatsen som beräknas är den som är angiven på flik Lagstadgade avgifter i Företagsregistret.

Avtalsstadgade avgifter

Om företaget vill boka upplupna avtalsstadgade avgifter via löneprogrammet, kan man göra detta för respektive kategori. Ange procentsatsen som gäller för företaget samt konton i debet och kredit.
Procentsatserna ska vara samma som finns på flik Kategorier.

Lönearter - Undanta kontering… (blå länk)

Löneradernas kontering ligger normalt till grund för kontering av semesterskuld på nivåerna kostnadsställe, nivå 4 och objekt.
Om ett avvikande kostnadsställe för en löneart används och detta inte ska gälla i semesterskuldskonteringen, finns möjlighet att markera vilka lönearter som inte ska nivåkonteras enligt löneraden utan enligt Personalregister. 

Funktionen för att markera vilka lönearter som ska undantas kontering når du genom att klicka på den blå länken Lönearter – Undanta kontering.

Alternativ 2
Avvikande skuldkonto i Företagsregistret används.

Avvikande skuldkonto i Förändring semesterskuld i Företagsregistret per kategori t ex 2928 (kredit) ska anges på alla lönearter i intervallet 700-799 samt 7401-7527. Detta gäller alla lönearter med Lönetyp Bruttolön i nivå 1 samt Semesterlön och Semesterersättning i nivå 2.

Förskottssemester

Lönearter för förskottssemester kan konteras på två olika sätt beroende på när företaget tar kostnaden.

Alternativ 1
Tar företaget kostnaden direkt vid uttag av förskottssemester ska lönearterna 731-733 och 744 ha kostnadskonto.

Alternativ 2
Ska förskottssemester hanteras mot skuldkonto ska lönearterna 732-733 och 744 ha skuldkonto och löneart 731 ska ha kostnadskonto.

I Personalregistret från flik Semester hämtas beloppet för förskottssemester till semesterskulden. Värdet i fältet Belopp måste raderas manuellt när skulden har förfallit. 

Retroaktiv lön – Kostnadskonton (semesterskuld)

För att bokföringen till semesterskulden ska bli korrekt i formuläret Retroaktiv lön, anges kostnadskonto som gäller vid retroaktiv semesterlön och förskottssemester för respektive kategori. Se exempel nedan.

Löneperiod – Rapporter

Du bör skapa en ny beställning för rapport av bokföring semesterskuld. Bokföring semesterskuld skrivs ut efter sista löneutbetalningen i månaden.

Inkludera förskottssemester, se tidigare avsnitt Förskottssemester.

Alternativ 1: Ingen markering i rutan ”Inkludera förskottsemester”.

Alternativ 2: Markering i rutan ”Inkludera förskottsemester”.

Avrunda semestersaldo markeras om intjänade semesterdagar ska avrundas uppåt till närmaste heltal.
Används bokföringsfil finns valen att utöka eller skriva över den vanliga bokföringsfilen.

Från och med datum

Första gången rutinen används lämnas Fr o m datum blankt, då skapas en aktuell semesterskuld per T o m datum. Första utskriften innehåller totala semesterskulden som ska stämmas av mot skuldkonto i redovisningen. Exempel på utskrift första gången rutinen används.

Utskriften görs normalt per månad. Vid nästa månads utskrift föreslår programmet dagen efter föregående redovisningsperiod som Fr o m datum.

Exempel på utskrift som ska bokföras.

Efter utskrift av Bokföring semesterskuld skuldförändring, ska avstämning av utbetald semesterlön under perioden mot konteringssammandraget i månadens bokföringsunderlag (skuldkonto debet) göras.

Vid utskrift av bokföringsunderlag och rapporten Bokföring semester-skuld är det aktuella inställningar av konton i Företagsregistret, flik Semesterskuld, och aktuella lönetyper på lönearterna som gäller.

I Bokföring semesterskuld, januari månad, kommer hänsyn tas till anställda som har fått ändrad procentsats för beräkning av arbetsgivaravgifter för det nya året. Arbetsgivaravgiften på upplupna semesterlöner räknas om enligt årets gällande procentsatser och redovisas på raden Förändring arbetsgivaravgift.
Detsamma gäller även då procentsatsen för Avtalsstadgade avgifter registervårdats i Företagsregistret.

Anställd med nedsatt arbetsgivaravgift

För anställd som har markering i rutan ”Växa-stöd anställd före 1 maj 2024” är arbetsgivaravgiften nedsatt till 10,21%.

Nedsättningen gäller lön upp till 25 000 kr. För anställd som har markering i rutan ”Växa-stöd anställd efter 30 april 2024” är arbetsgivaravgiften nedsatt till 10,21%.

Nedsättningen gäller här lön upp till 35 000 kr. Det innebär att arbetsgivaravgiften i vissa fall kan beräknas med både den nedsatta procentsatsen och full arbetsgivaravgift på 31,42%.

På rapporten Bokföring semesterskuld beräknas arbetsgivaravgiften på Utbetald sem.lön (under perioden) och Intjänad sem.lön (under perioden) alltid med den lägre procentsatsen.

När en anställd får utbetald semesterlön eller semesterersättning så beräknas alltid arbetsgivaravgiften för dessa transaktioner först. Om det totala beloppet för den anställde understiger 25 000 kr resp 35 000 kr så beräknas arbetsgivaravgiften på utbetald semester med den lägre procentsatsen. Arbetsgivaravgiften som presenteras på bokförings-underlaget kommer då att stämma överens med beloppet för arbetsgivaravgift på rapporten Bokföring semesterskuld avseende Utbetald sem.lön (under perioden).

Om den totala semesterlönen överstiger 25 000 kr resp 35 000 kr kommer arbetsgivaravgiften att beräknas med den nedsatta procentsatsen på 25 000 kr resp 35 000 kr, och med full arbetsgivaravgift, 31,42%, på den överstigande delen.
För att uppmärksamma dig som löneadministratör att beräkningen för arbetsgivaravgifter gjorts med olika procentsatser kommer det att presenteras ett meddelande på Avstämningslistan när du fastställer lönen.

Meddelande på Avstämningslistan: