Löneperiod | Retroaktiv lön

Funktionen beräknar retroaktiv lön för valda lönearter. Beräkning sker genom att programmet jämför utbetalda värden med nya framräknade värden. Differensen blir den retroaktiva lönen.

Om du ska beräkna retroaktiv lön efter en lönerevision, måste du först börja med att lagra de nya lönerna för de anställda i Personalregistret. Då får programmet uppgifter att jämföra med.

Innehåll
Skapa ny
Kontering
Kostnadskonton 
Urval av lönearter
Beräkning
Granska
Inläsning till löneberäkning
Backa retroaktiv lön

Skapa ny retroaktiv beräkning

Skapa en ny beställning genom att klicka på plusknappen. Ange en Benämning och ställ eventuellt Urval. Klicka på knappen Nästa.

Fr o m datum ska alltid anges. Det talar om från vilket datum retroaktiv lön ska beräknas. Programmet söker upp lönetransaktioner med datum som motsvarar angivet Fr o m datum eller senare.

T o m datum behöver som regel inte anges. Beräkning görs för transaktioner från Fr o m datumet och framåt.

Kontering

Här väljer du hur den retroaktiva lönen ska konteras för de olika konteringsnivåerna.

• Enligt transaktion - innebär att den ursprungliga lönetransaktionens kontering används även för den retroaktiva utbetalningen. Den retroaktiva lönen speglar alltså den kontering som gällde vid löneutbetalningstillfället.
  
  
• Enligt löneart - innebär att uppgift om kontering som finns angiven på de lönearter som betalar ut den retroaktiva lönen används.
  
  
• Blankt - innebär att ingen kontering sätts.

Kostnadskonton (semesterskuld)

Uppgifterna är endast åtkomliga om du har aktiverat modulen Bokföring semesterskuld.

För dig som använder Bokföring semesterskuld är det viktigt att ange kostnadskonton för den retroaktiva semesterlönen och för den retroaktiva förskottssemestern.

Urval av lönearter för beräkning

Lönearter som är av typen bruttolön presenteras i listan. Programmet föreslår att ta med alla lönearter i den retroaktiva beräkningen, förutom de lönearter som betalar ut den retroaktiva lönen.

Du väljer själv vilka lönearter som ska ingå i din beräkning genom att markera/avmarkera lönearter.

För varje personalkategori som ingår i beräkningen finns en kolumn som anger med vilken löneart den retroaktiva lönen kommer att betalas ut. Programmet hämtar lönearten för respektive kategori från Företagsregistret flik Kategorier och kolumnen Retroaktiv lön.

Om du vill att den retroaktiva lönen ska betalas ut med olika lönearter, beroende på vilken lönetransaktion som genererar värdet, går det bra att ange önskat löneartsnummer för den retroaktiva lönen. Det kan vara aktuellt att använda olika lönearter för retroaktiv lön beroende på om det retroaktiva beloppet t ex ska vara semesterlönegrundande eller inte. En retroaktiv månadslön kanske inte är semesterlönegrundande men retroaktiv rörlig lönedel kanske är det. I det här fallet behöver du använda olika lönearter för utbetalning av retroaktiv lön för din personalkategori. Om du vill att retroaktiv sjuklön ska redovisas i Arbetsgivardeklarationen i uppgiften som kallas Sjuklönekostnad inkl. arbetsgivaravgifter, ska du betala ut retroaktiv sjuklön med en löneart som har Lönetyp = Bruttolön > Sjuklön retroaktiv. Obs! Skatteverket slopade redovisning av Sjuklönekostnad inkl. arbetsgivaravgifter från och med juli 2024.

Påminn

Markering kan göras för löneart där du anser att du behöver vara extra observant och vill kontrollera beräkningen. Anställda som har den markerade lönearten i sin retroaktiva beräkning presenteras med påminnelse om att kontrollera. Påminnelsen syns när du har utfört beräkningen och granskar resultatet.

Beräkna

När alla inställningar är gjorda, klickar du på knappen Beräkna för att de retroaktiva beloppen ska genereras. Den totala retroaktiva lönen visas i formuläret.

Granska beräkning

Via den här knappen får du information om den retroaktiva lönen per anställd. Du ser dels en Sammanställning (en rad per anställd), men även en Detaljerad beräkning som visar exakt hur värden har räknats fram. Du har möjlighet att manuellt justera värden om det behövs. Justeringar görs i den Detaljerade beräkningen.

Kolumnen Retroaktiv lön beräknad, visar programmets beräknade resultat.

Kolumnen Retroaktiv lön korrigerad, används om du behöver ändra eller ta bort beräknat värde. Om ett värde har beräknats och detta inte ska betalas ut, anger du noll i den här kolumnen. Om ett värde har beräknats och du behöver justera värdet, anger du det värde som ska betalas ut i den här kolumnen. Om det inte finns något beräknat värde men ett värde ändå ska betalas ut, anger du det värde som ska betalas ut i den här kolumnen.

Kolumnen Retroaktiv lön, visar vilket belopp som kommer att betalas ut.

För varje lönetransaktion kan du se det gamla utbetalda beloppet samt det nya beloppet. Därefter följer en kolumn för eventuella kommentarer (en markering vid Påminn visas t ex som en kommentar här) samt uppgifter om lönetransaktionens datum.

Skriv ut

Utskrift kan göras från formuläret Granska beräkning men även från huvudformuläret för Retroaktiv lön via knappen med skrivarsymbol. Följande typer av utskrift finns:

• Sammanställning - visar alla kolumner som du ser på fliken Sammanställning när du Granskar beräkning. Om du markerar Endast retroaktivt belopp, visar listan endast de retroaktiva belopp som kommer att läsas in i löneberäkningen.
  
  
• Detaljerad - visar alla kolumner fram tom kolumnen Kommentar, som du ser på fliken Detaljerad när du Granskar beräkning.
  
  
• Fullständig - visar alla kolumner som du ser på fliken Detaljerad när du Granskar beräkning, men du ser även information om kontering. Om du markerar Vid utskrift - fördela nivå 2 (kst) och nivå 4, redovisas dessa konteringsnivåer enligt fördelning. Utskriften är så omfattande att den endast kan öppnas i Excel.

Inläsning till löneberäkning

För att läsa in lönetransaktionerna med den retroaktiva lönen, väljer du i vilken löneperiod inläsning ska göras samt klickar på knappen Inläsning till löneberäkning. Vid inläsningen genereras en kontrollista som visar samtliga inlästa transaktioner.

Du kan radera en hel inläsning från Retroaktiv lön genom att gå till Löneperiod > Löneperioder och klicka på knappen Radera valda lönerader. Här klickar du på radera knappen vid den inlästa retroaktiva beräkningen.

I samband med inläsning till löneberäkningen finns även möjlighet att Uppdatera de anställda med nytt (kommande) Lönerevisionsdatum.

Om du anger datum i fältet kommer alla anställda som får inläst lönetransaktion att få uppdaterat datum i fältet Lönerevisionsdatum som finns i Personalregistret på flik Löner.

Om du inte anger något datum i fältet (låter det vara blankt) kommer de anställdas befintliga datum i fält Lönerevisionsdatum vara oförändrat (det raderas alltså inte).

Det finns möjlighet att generera datumintervall för de lönetransaktioner som du läser in till löneberäkningen avseende retroaktiv lön. Om du vill att datumintervall ska redovisas ska du i Löneartsregistret markera Datum i ramen Registrering som finns på flik Beräkning. Vid inläsning till en löneberäkning, kommer from datum hämtas från den retroaktiva beräkningens from datum som anges vid Urval på Lönetransaktionsdatum. Tom datumet hämtas från det senaste datumet som kan hittas i den detaljerade beräkningen för den anställde, såvida du inte har angivit ett tom datum för den retroaktiva beräkningen, då hämtas det datumet istället.

Backa retroaktiv lön

Att backa en redan inläst och fastställd retroaktiv lön kan göras om du upptäcker fel i den retroaktiva lönen. Då backar du den felaktiga utbetalningen och gör om beräkningen som läses in på nytt. Du kan även använda backning i de fall företaget först har beräknat en garanterad retroaktiv lön som betalas ut, men som sedan efter slutgiltig lönerevision ändras. Även i detta fall behöver du först backa den felaktiga utbetalningen och sedan göra om beräkningen med de korrekta värdena samt läsa in resultatet på nytt.

För att backa en retroaktiv lön skapar du en ny beställning för retroaktiv lön.

Sätt en markering i rutan Backa retroaktiv lön, samt välj löneutbetalningsdatum i listorna Fr o m och T o m. Du ska välja den eller de löneutbetalningar där den retroaktiva lönen lästes in, alltså där de retroaktiva lönetransaktionerna finns, som du nu vill backa. Klicka sedan på knappen Beräkna.

De lönearter som backas, är endast de lönearter som betalar ut retroaktiv lön dvs lönearter med lönetyp Bruttolön - Lön retroaktiv samt Bruttolön - Tidlön retroaktiv. Varje retroaktiv lönetransaktion som hittas i den/de valda löneutbetalningarna vänds till fullo, såväl belopp som kontering.

Läs in de negativa värdena i löneberäkningen. Nu har du tagit tillbaka (backat) den felaktigt utbetalda retroaktiva lönen.

Skapa sedan en ny beställning för retroaktiv lön på vanligt sätt, där de retroaktiva lönerna beräknas på nytt, och läs även in det nya korrekta resultatet i löneberäkningen för utbetalning.