Arbetstidskonto | Avsättning

Valet Arbetstidskonto syns endast om du har aktiverat funktionen Arbetstidskonto i Företagsinställningar.

Avsättning till arbetstidskontot kan göras på två sätt.

• En årlig avsättning kan beräknas med en viss procentsats på löneunderlaget. Enligt kollektivavtalet kan de anställda välja hur avsättningen ska disponeras. Ofta står valet mellan att avsätta värdet som pensionspremie, ta ut som betald ledighet eller som kontant utbetalning (Livsarbetstidspension LP).

• I det andra alternativet sker avsättning löpande genom att tid samlas i ett tidssaldo som den anställde kan disponera. I programrutinen Arbetstidskonto kan tid som finns i tidssaldot omvandlas till pensionspremie (Arbetstidspension AP).

I ditt kollektivavtal finns regler för hur avsättning ska göras, vilka lönearter som ska ingå i löneunderlaget, vilka procentsatser som gäller samt vilka val medarbetarna har.

Innehåll
Skapa ny avsättning
Avsättning till arbetstidskonto
Sortering / Urval
Avsättning procentsats på löneunderlag | Steg 1
Avsättning procentsats på löneunderlag | Steg 2
Avsättning procentsats på löneunderlag | Steg 3
Avsättning utifrån Tidbank | Steg 1
Avsättning utifrån Tidbank | Steg 2
Avsättning utifrån Tidbank | Steg 3

Skapa ny avsättning för arbetstidskonto

Det finns inga färdiga mallar för arbetstidskonto i programmet. När du går in i programrutinen första gången är det helt tomt. Du klickar på knappen Ny för att skapa ny avsättning.
Om det finns tidigare sparade avsättningar och du vill skapa en ny, klickar du på plusknappen. Ange en Benämning för din avsättning.

Avsättning till arbetstidskonto

Välj hur din avsättning ska göras. Båda alternativen beskrivs längre ner på den här sidan.

• Avsättning sker med procentsats på löneunderlaget
• Avsättning sker utifrån tidbank

Sortering / Urval

Sortering föreslås att vara enligt Anst.id men kan ändras.

Urval görs lämpligen på Kategori Personal, och du väljer den eller de personalkategorier som ska omfattas av avsättningen.

Avsättning sker med procentsats på löneunderlaget - Steg I

Här görs beräkning av avsättningen och du kan skriva ut valbeskeden till de anställda.

• Uttagsmöjligheter på besked - markera de uttagsmöjligheter som de anställda ska kunna välja enligt ditt kollektivavtal.
• Avsättning i % av underlaget - ange den procentsats som ska gälla för beräkning. Uppgiften finns i ditt kollektivavtal.
• Tidpunkter - ange de tidpunkter (datum) som är aktuella för din avsättning.
• Om ditt kollektivavtal anger att medarbetaren ska kunna fördela uttagsmöjligheter på flera val, t ex välja att ta hälften som pensionspremie och hälften som betald ledighet, ska du markera bockrutan Markera för att kunna fördela uttagsmöjligheter på flera val.

Underlag för avsättning till arbetstidskonto

Fria textrader kan anges som meddelande till de anställda. Texten skrivs ut på valbeskeden (precis ovanför den streckade linjen).

• Beräkningsperiod - ange datumintervall för beräkningsperioden.
• Ledig tid i timmar/dagar - ange om den lediga tiden ska avsättas i timmar eller i dagar. Om du väljer dagar ska du i rutan Antal ange hur många dagar som ska erhållas. Om du väljer timmar ska du istället fylla i uppgifter i kolumnerna Dagtidsarbete, Tvåskiftsarbete och Annat skiftarbete. För Dagtidsarbete ange Normalarbetstid/vecka (för heltidsarbete) samt hur många timmar som ska avsättas. Om skiftarbete inte förekommer kan dessa värden utelämnas. Det som avgör om en anställd beräknas enligt Dagtidsarbete, Tvåskiftsarbete eller Annat skiftarbete är uppgiften för Arbetstidsform som finns i Personalregistret flik Årsuppgifter (i ramen Arbetstidskonto).

Lönearter som påverkar löneunderlag - det finns tre olika val

• Lönearter som påverkar löneunderlag (används som standard) - det här alternativet används vid din årliga beräkning av arbetstidskonto (Livsarbetstidspension LP). Klicka på knappen för att kontrollera/justera vilka lönearter som ska ingå i löneunderlaget. Normalt ska lönearter för arbetad tid ingå (kontrollera ditt kollektivavtal). Tänk på att vid månadslön ska även frånvaro i många fall ligga till grund för beräkningen, annars blir löneunderlaget för högt. Det här är en generell inställning som påverkar alla dina upplägg för avsättningar till arbetstidskonto. Det beror på att de lönearter du markerar här, egentligen innebär att du markerar lönearten som Arbetstidskontogrundande i Löneartsregistret på flik Allmänt.
  
  
• Ange enstaka lönearter (för beräkning av Extra pensionspremier) - det här alternativet kan du välja om du ska beräkna Extra pensionspremie på t ex en utbetald bonus. De lönearter som väljs här påverkar inte bockmarkeringen i Arbetstidskontogrundande i Löneartsregistret.
  
  
• Ange manuellt löneunderlag för beräkningen (då underlag saknas) - det här alternativet kan du välja om den anställde har slutat sin anställning före 65 års ålder men avtal finns om kompensation för bortfall av pensionspremier till Avtalspension SAF-LO. I det här fallet saknas löneunderlag för beräkningen (den anställde har ju slutat), men via det här valet kan du manuellt lägga in vilket löneunderlag som ska användas för beräkningen. Personen måste ändras till Status = Aktiv för att bli valbar i funktionen Arbetstidkonto. För att kunna skapa fil att redovisa till Fora avseende den här Extra pensionspremien, måste du läsa in resultatet i en löneberäkning som Fastställs (annars hittas ingen transaktion till filen). Det går bra att starta upp en Extra löneberäkning för inläsning av resultatet för den här personen. När löneperioden är Fastställd ska du ändra Status till Slutat igen samt skapa filen till Fora.

Omräkning - det finns två typer av omräkning

• Omräkning av ledig tid med hänsyn till aktuell sysselsättningsgrad - kan endast markeras om avsättning görs i timmar (ej dagar). En markering innebär att anställda med aktuell sysselsättningsgrad lägre än 100% får färre antal timmar. Beräkning av antal timmar görs utifrån lagrat värde för Veckoarbetstid enl avtal, som finns i Personalregistret. Det är endast antal timmar som reduceras. Det totala intjänade beloppet påverkas inte. De reducerade timmarna får ett högre värde.
  
  
• Omräkning av ledig tid med hänsyn till aktuell timlön/daglön - en markering innebär att jämförelse görs mellan värdet av en arbetstidskontotimma/dag och "normal" ersättning per timma/dag. För att veta hur stor "normal" timlön/daglön är måste du ange formler för dessa värden. Om du har valt Ledig tid i timmar, anger du formler för normal beräkning av timlön i fälten Timlön - ersättning per timme, samt Månadslön - ersättning per timme. Om du har valt Ledig tid i dagar, anger du formler för normal beräkning av dagslön i fälten Timlön - ersättning per dag, samt Månadslön - ersättning per dag. Programmet kan nu jämföra "normal" ersättning med värde för arbetstidskonto. Om det krävs, görs reducering av antalet arbetstidskontotimmar/dagar, så att värdet aldrig blir lägre än "normal" ersättning. Det totala intjänade beloppet påverkas inte. De reducerade timmarna/dagarna får ett högre värde.
  
  

Procentuell uppräkning av pensionspremie

Det är reglerna i kollektivavtalet som avgör om uppräkning av pensionspremien ska göras eller inte. Om uppräkning ska göras finns två olika val i programmet:

• Enl.standard (beräknas utifrån procentsatserna för full arb.givaravgift och särskild löneskatt) - innebär att intjänat värde till pension räknas upp med mellanskillnaden av arbetsgivaravgift och särskild löneskatt. Konstanterna F70 och F92 används för denna uträkning. Exempel 1,3142 / 1,2426 = 1,0576. Uppräkning sker med detta värdet.
  
  
• Uppräkning med procent - innebär att du själv anger vilken procentsats det intjänade värdet till pension ska räknas upp med.
  
  

Utskrift

Du kan välja att skriva ut både Sammandrag och besked till de anställda, Endast sammandrag eller Endast besked till de anställda.

Sammandragen skrivs alltid ut enligt A4 format (Blankt papper).

För besked till de anställda kan du välja Blankt papper eller Limspec.

När du skriver ut besked till de anställda kan du påverka presentationen. En markering i rutan Talong på besked till den anställde, innebär att talong med alternativen presenteras nederst på utskriften. Om du avmarkerar rutan presenteras inte talongen, vilket kan vara önskvärt om de anställda ska lämna besked på annat sätt än att lämna in talongen.

Om du har lagt upp e-postadresser för anställda och markerat att lönespecifikationen ska skickas via e-post, kan du även få med dessa personer i utskriften av valbesked genom att markera Ta med e-postmottagare.

Utskrift görs genom att klicka på knappen Utskrift (finns högre upp i formuläret).

Knappen E-post

Används om du ska skicka valbeskeden via e-post till de anställda. Anställda, som i Personalregistret flik Allmänt har en markering i rutan Lönespec vid sin e-postadress, är de som visas i formuläret. När e-post har skickats via knappen Sänd, kan du via knappen Utskrift få en rapport som visar vilka anställda som har fått valbesked via e-post.

Knappen E-post är endast synlig om markering finns i rutan Tillåt att information skickas via e-post. Mer information finns i hjälptexten för Inställningar.

Knappen Kivra

Används om du ska skicka valbeskeden till de anställdas digitala brevlåda hos Kivra. När du klickar på knappen öppnas ett formulär som innehåller de anställda som ryms inom aktuellt urval. Du överför valbeskeden till Kivra genom att klicka på knappen Sänd. Dokument överförs för alla anställda som är markerade (med en bock vid Anst.id). Vid varje sändningstillfälle genereras en rapport. Den redovisar datum och klockslag för när du skickade dokumenten till Kivra. De anställda som ingick i sändningen redovisas också på rapporten. Normalt får samtliga anställda Status= 201. Det betyder att överföringen till Kivra gick bra. Statuskoder med värde 300 eller högre indikerar att något gick fel vid överföringen. Eventuella felmeddelanden visas i dessa fall i kolumnen Kommentar. Kontakta Kivra för mer information om statuskoder och felmeddelanden.

Om du skickar dokument till anställda som ännu inte har aktiverat sin brevlåda hos Kivra (sådana försändelser markeras med texten "Vilande" i kommentarskolumnen), ligger dessa dokument kvar upp till 13 månader hos Kivra. Om den anställde under denna tid hinner aktivera sin brevlåda, kommer det skickade dokumentet att sparas i dennes Kivrabrevlåda.

Knappen Kivra är endast synlig om du har modulen Kivra, samt om du har gjort inställningar för Kivra.

Avsättning sker med procentsats på löneunderlaget - Steg II

I det andra steget registrerar du de anställdas val. Därefter ska kolumnen Klar för inläsning markeras. Använd bockrutan som markerar alla (i rubrikraden), så markeras samtliga anställda som har gjort ett val.

Det går att komma vidare i rutinen även om alla anställda ännu inte har meddelat sitt val. Du kan göra en inläsning för ett antal anställda (de som är klara för inläsning) och senare, vid ett annat tillfälle, läsa in resultatet för resterande anställda.

I kolumnen Inläst, kommer datum lagras för de anställda som har lästs in. Det går endast läsa in resultatet en gång per anställd. Det innebär att om du vill återanvända ditt upplägg för Arbetstidskonto även nästa år, måste du radera de tidigare datumen för inläsning för att kunna läsa in på nytt.

Observera! Om du i Steg I markerade bockrutan Markera för att kunna fördela uttagsmöjligheter på flera val, presenteras formuläret annorlunda. Då ska du dels markera de val som den anställde har gjort samt ange procentsats för fördelning på respektive val så att den anställdes fördelning blir 100%. För övrigt är det ingen skillnad.

Utskrift

I Steg II kan du begära utskrift som redovisar de anställdas val.

• Samtliga listor - presenterar de anställdas val och resultat på listor med sidbrytning mellan de olika alternativen (Pension, Tid, Kontant). För respektive alternativ redovisas även totalsumma.
• Vald lista - här markerar du själv de alternativ som ska redovisas (Pension, Tid, Kontant). För övrigt är redovisningen presenterad på samma sätt som ovan.
• Summera per kostnadsställe - en markering innebär att utskriften kompletteras med summor per kostnadsställe enligt det kostnadsställe som finns lagrat i Personalregistret flik Löner.
  
  

Utskrift av formulär / Importera

För att effektivisera arbetet att ange de anställdas val, har du möjlighet att skapa en Excelfil eller en CSV-fil som redovisar medarbetarna i en lista samt kolumner för de val som finns.

För att skapa filen, klicka på knappen Utskrift av formulär, klicka på Exportera Excel, välj XLSX och markera Ta med rubriker (det går även bra att välja CSV med fältavgränsare Semikolon).

Tanken är att Excelfilen/CSV-filen ska göras tillgänglig så att dina medarbetare själva kan göra sina val genom att markera ett av alternativen. Celler som har någon typ av tecken tolkas som att alternativet är valt. De anställda kan t ex skriva Ja eller X i önskad kolumn för att göra sitt val.

När valen är gjorda i filen klickar du på knappen Importera, klicka på mappen efter fältet Filnamn, klicka på knappen Ladda upp och ladda upp filen samt välj den och klicka Ok. När du ser att din fil är vald i fältet Filnamn klickar du på knappen Importera. Då importeras resultatet till formuläret. Det skapas även en rapport som redovisar resultatet av importen.

Avsättning sker med procentsats på löneunderlaget - Steg III

I det tredje steget anges löneart för avsättning till pensionspremie (standardlöneart 930) samt löneart för kontant ersättning (standardlöneart 931).

Om du inte har importerat lönearter för hantering av arbetstidskonto måste du först göra det. I menyn Lönearter, gå till Löneartsregister, välj Importera lönearter i menyn. Välj Övriga exempel och markera lönearterna 930-942.

• 930 - används för avsättning till pensionspremie.
• 931 - används för kontant ersättning.

Följande lönearter används för löneavdrag vid uttag av ledig tid från arbetstidskonto. Kontrollera/justera beräkningsformlel för A-pris efter import (finns på flik Beräkning).

• 932 - används vid uttag av ledig tid för timavlönad personal som har avsättning i timmar
• 933 - används vid uttag av ledig tid för timavlönad personal som har avsättning i dagar
• 934 - används vid uttag av ledig tid för månadsavlönad personal som har avsättning i timmar
• 935 - används vid uttag av ledig tid för månadsavlönad personal som har avsättning i dagar

Om du vill använda Frånvaroknappen i löneberäkningen vid registrering av uttag Arbetstidskonto, behöver du även komplettera med frånvaroregler. I Löneartsregistret väljer du Frånvaroregler i menyn. Välj respektive Frånvarogrupp samt Frånvaroorsak Arbetstidskonto. Ange lönearter enligt ovan som är aktuella för dina förutsättningar, välj Typ= Dagintervall, ange Fr o m= 1 och Tom= 0 (noll).

Samtliga lönearter ovan (932-935) är kopplade till löneart 936.

• 936 - betalar ut värde per timma/dag vid uttag av arbetstidskonto i ledig tid. Utbetalt belopp och uttagen tid reducerar löne- och tidssaldon för Arbetstidskonto i Personalregistret flik Löner.
• 937 - används för utbetalning av resterande värde som finns lagrat i saldo för Arbetstidskonto. Det kan vara aktuellt när det finns tid kvar i saldo för Arbetstidskonto som inte har tagits ut.

Kom även ihåg att kontrollera om lönearterna för arbetstidskonto är korrekt markerade som Semesterlönegrundande, Medeltimlönegrundande och Arbetstidskontogrundande enligt ditt kollektivavtal. Bockrutor finns på lönearternas flik Allmänt.

Inläsning till löneberäkning

Välj i vilken löneperiod du vill göra inläsningen (om du har mer än en löneperiod uppstartad). Klicka på knappen Läs in och svara Ok i dialogrutan för att verkställa.

Du kan inte ångra en inläsning. Därför skapar programmet automatiskt en säkerhetskopia före inläsning. Enda sättet att ångra inläsningen är att återställa säkerhetskopian.

Vid inläsning erhålls en sammanfattning (lista) som visar för vilka anställda det har lästs in transaktioner. Du får även en kontrollista som i detalj redovisar vad som har lästs in för respektive person.

• De anställda som har valt pension har fått en lönerad i löneberäkningen som visar värdet på pensionspremien. Om du i dina inställningar valde någon typ av uppräkning, är det nu det uppräknade värdet som redovisas i kolumnen belopp.
  
  
• De anställda som har valt ledighet har fått en informationsrad i löneberäkningen som visar totalt värde och antal timmar/dagar. Dessutom har löne- och tidssaldon för Arbetstidskonto uppdaterats i Personalregistret flik Löner.
  
  
• De anställda som har valt kontant ersättning har fått en lönerad i löneberäkningen för utbetalning.
  
  

Lönearter för utbetalning av slutlön arbetstidskonto

Följande lönearter anges inte i rutinen Arbetstidskonto, utan kan registreras manuellt i Löneberäkningen i samband med att anställningen upphör.

• 940 Slutlön arbetstidskonto innev år
• 941 Slutlön arbetstidskonto kvarvarande
• 942 Slutlön arbetstidskonto löneberäkning

I Löneberäkningen registrerar du löneart 940 och får då välja den beräkning som Arbetstidskonto ska betalas ut ifrån (endast beräkningar där avsättning sker med procentsats är valbara). Det här kräver att du har startat upp den aktuella beräkningen för Arbetstidskonto (den pågående), annars är den inte valbar. Löneart 940 genereras och hämtar upp värdet från den valda beräkningen. Löneart 940 är kopplad till 941 som betalar ut värdet för kvarvarande timmar/dagar i saldo Arbetstidskonto-tid. Löneart 941 är kopplad till löneart 942 som betalar ut värdet på de arbetstidskontogrundande löneraderna i löneberäkningen.